E-Mails kommen nicht an

Question

Wir haben seit einiger Zeit das Problem, dass E-Mails, die wir an Kunden und Interessenten schicken, dort nicht ankommen. Manchmal stellt sich heraus, dass sie dort im Spam gelandet sind, machmal finden die Empfänger sie aber nicht einmal dort. Beim Versand wird bei uns aber kein Fehler angezeigt. Woran kann das liegen?

Answer 1

Damit E-Mails sicher ankommen müssen eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt werden, und viele Mailserver handhaben die Spam-Filterung immer strikter. Folgende Faktoren spielen unter anderem eine Rolle:

1. E-Mail Reputation: Sowohl die Domain als auch die IP-Adresse des Servers, von dem aus eine E-Mail verschickt wird, können entweder eine bessere oder eine schlechtere Reputation haben. Wenn Spam von der IP oder Domain aus versandt wurden, landen dieselben in Spam-Datenbanken (Blacklists). E-Mails werden dann häufiger aussortiert. Prüfen Sie die Reputation Ihrer E-Mail Domain und Ihres Versand-Servers. Leiten Sie daraus notwendige Maßnahmen ab. Dazu kann auch ein Wechsel des Versandweges gehören, etwa der Versand von E-Mails über ein SMTP Gateway (sog. Smarthost) mit guter E-Mail Reputation.
2. Legitimation: Mit einem SPF Record (Sender Policy Framework) können Inhaber von Domains festlegen, welche Server und IP-Adressen Nachrichten im Namen der Domain versenden dürfen. Fehlt dieser SPF Record oder ist er falsch gesetzt, so steigt die Wahrscheinlicheit, dass E-Mails nicht ankommen. Prüfen, berichtigen oder ergänzen Sie den SPF Record. Wird SPF falsch konfiguriert, so kommen auch legitime E-Mails nicht mehr bei den Empfängern an.
3. Signatur: Inhaber von Domains haben die Möglichkeit, mit DKIM (Domain Keys Identified Mail) ausgehende E-Mails zu signieren. DKIM fügt eine Signatur hinzu, die das unbefugte Nutzen einer Absenderdomain erschwert. Wird die DKIM-Signatur richtig gesetzt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass legitime E-Mails bei den Empfängern ankommen. Bei fehlerhaftem Einsatz ist DKIM schädlich.
4. Policy: Mit DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) lässt sich festlegen, wie die Empfangs-Server mit E-Mails umgehen sollen, die der Prüfung anhand SPF und DKIM nicht genügen. Wenn sich ein Administrator sicher ist, dass alle legitim ausgehenden E-Mails die Kriterien von SPF oder (besser: und) DKIM erfüllen, so kann diese/r Verantwortliche via DMARC eine Empfehlung für empfangende E-Mail-Server festlegen. Diese definiert, wie mit illegitimen E-Mails verfahren werden soll. Vorteil: Viele empfangende E-Mail-Server beachten diese Empfehlung. So werden illegitim von Spammern versandte E-Mails ausgefiltert und kommen nicht bei den Empfängern an. Legitime E-Mails kommen dagegen an. Das verbessert Ihre E-Mail-Reputation, da die Anzahl und Quote der Spam-Meldungen zurückgeht, und damit die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails. Achtung: Bei fehlerhaftem Einsatz von DMARC kommen Ihre E-Mails gar nicht mehr bei den Empfängern an. Entsprechende professionelle Hilfe bei der Konfiguration empfiehlt sich also.

Bei allen o.g. Maßnahmen unterstützen wir Sie gern und freuen uns auf Ihre Anfrage.

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Ergänzend noch: Gerade beim Versand von E-Mail-Newslettern ist es wichtig, die o.g. Punkte zu beachten. Gute Nachricht dabei: Entgegen der häufig verbreiteten Meinung, dass ein Newsletter-Versand mit hoher Zustellbarkeit in Eigenregie nicht möglich sei, kann ich sagen: ist er doch. Auch bei Newsletter Tools, die auf einem eigenen Server liegen, lässt sich eine sehr gute Zustellbarkeit erreichen, wenn man einen darauf spezialisierten E-Mail-Server den Job machen lässt und diesen wie oben beschrieben professionell auf Domain-Ebene ausweist. Dieser spezialisierte E-Mail-Server kann auch ein externer Dienst sein, etwa Amazon SES. Auf diese Weise lässt sich der Versand an sehr große E-Mail-Verteiler besonders günstig und zuverlässig erledigen. Anbieteter von Komplettlösungen im Bereich E-Mail können das auch recht gut (Mailchimp & Co.), sind allerdings weitaus teurer und weniger flexibel.

Weiterer Aspekt: Warum E-Mails besser oder schlechter zustellbar sind, erfährt man entweder mit einer Analyse der Header oder mit speziellen Test-Diensten. mail-texter.com ist beispelsweise eine gute Sache: Einfach http://www.mail-tester.com/ aufrufen, die fragliche E-Mail an die angezeigte Adresse schicken (ohne personenbezogene Daten, denn sie wird damit prinzipiell für Personen abrufbar, die den geheimen Link haben) und dann die Analyse lesen.